اخذ ایزو
اخذ ایزو مزایای زیادی برای کسب‌وکارها دارد؛ به همین دلیل هرروزه به تعداد متقاضیان این گواهینامه‌ها افزوده می‌شود. اقدام برای اخذ گواهینامه ایزو نشان‌دهنده تعهد مجموعه شما به پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریتی مؤثر مانند سیستم مدیریت کیفیت، امنیت اطلاعات، ایمنی محیط کار یا بهداشت و ایمنی شغلی است. صدور این گواهینامه‌ها به مشتری‌ها و نهادهای نظارتی اطمینان می‌دهد محصولات و خدمات شما هم‌تراز با استانداردهای جهانی ارائه می‌شوند.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
اخذ ایزو
امروزه کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ فعال در حوزه‌های مختلف به دنبال دریافت این گواهینامه‌ها هستند. سازمان بین‌المللی ایزو، استانداردهای بسیار متنوعی برای پوشش دادن الزامات کیفیت و ایمنی و حفاظت از حقوق کسب‌وکارها، کارکنان و مشتریان آن‌ها و همچنین محیط‌زیست، در صنایع مختلف تدوین و منتشر کرده است.
اگر شرکتی جدید تأسیس کرده‌اید یا دنبال گسترش کسب‌وکار خود هستید، باید با انواع ایزو و الزامات هرکدام از آن‌ها آشنا شوید. آشنایی اولیه با محتوای استانداردها کمک می‌کند بتوانید گواهینامه‌های مناسب کسب‌وکارتان را تشخیص دهید. در این زمینه می‌توانید از راهنمایی‌های کارشناسان مرجع صدور موردنظرتان نیز استفاده کنید. اخذ گواهینامه‌های ایزو و پیاده‌سازی الزامات آن‌ها موجب صرفه‌جویی در وقت، هزینه و نیروی انسانی می‌شود. همچنین کمک می‌کند مشتری‌ها و شرکای تجاری، راحت‌تر به شما اعتماد کنند.
اهمیت اخذ گواهینامه ایزو
برخی استانداردهای ایزو، مربوط به سیستم‌های مدیریت موردنیاز برای افزایش بهره‌وری یک سازمان هستند. هرکدام از این استانداردها جنبه خاصی از مدیریت را موردتوجه قرار می‌دهد و مزایای خاص خود را دارند. کسب‌وکارها نه‌تنها برای اطمینان از اجرای بهترین سیستم‌های مدیریتی، بلکه برای افزایش اعتبار و جلب اعتماد سهام‌داران نیز، باید این گواهینامه‌ها را اخذ و الزامات آن‌ها را پیاده‌سازی کنند.
گواهینامه ایزو به تمام جنبه‌های کسب‌وکار، از جمله فروش و بازاریابی، برنامه‌ریزی استراتژیک، مشارکت و تعهد کارکنان و غیره نظارت دارد. صدور ایزو کسب‌وکار شما را برای ورود به بازارهای گسترده‌تر آماده می‌کند.
مزایای اخذ ایزو
اخذ گواهینامه ایزو نقطه ابتدایی مسیری است که به بهبود مستمر فرایندها، بهینه‌سازی عملکرد سیستم و تضمین کیفیت و سلامت خدمات یا محصولات می‌انجامد. با دریافت گواهینامه‌های ایزو و پیاده‌سازی الزامات آن‌ها، مدیریت سیستم مؤثرتر، مطمئن‌تر و با صرفه‌جویی در وقت، هزینه و نیروی انسانی انجام می‌شود؛ علاوه بر این، نظارت بر بخش‌های مختلف و شناسایی و حل مشکلات نیز ساده‌تر و با صرف هزینه کمتر انجام می‌شود. برخی از مزایای اخذ ایزو برای کسب‌وکارها به شرح زیر هستند:
- افزایش تعداد مشتری‌ها و جلب اطمینان آن‌ها
- تسهیل هماهنگی سازمان‌ها از طریق گسترش معیارهای مشترک
- به‌روز نگه داشتن کسب‌وکار با به‌کارگیری بهترین شیوه‌های مدیریت
- تسهیل تجارت در سطح بین‌المللی از طریق رعایت استانداردهای جهانی
مراحل اخذ ایزو فوری
گاهی اوقات مجموعه‌ها، به دلایل مختلفی مثل شرکت در یک مناقصه ناگهانی یا جلب اعتماد یک شریک تجاری احتمالی، نیاز به اخذ فوری گواهینامه‌های ایزو دارند. خود سازمان ایزو برای استانداردهایی که منتشر می‌کند، گواهینامه صادر نمی‌کند. این مراجع صدور هستند که ممیزی را انجام می‌دهند و برای استانداردهای iso گواهینامه صادر می‌کنند. فرآیند صدور شامل مراحل مختلفی است. معمولاً سازمان‌ها با استفاده از خدمات مشاوره‌ای یا به کمک نیروهای متخصص داخلی، این فرآیند را طی می‌کنند. به‌طور کلی اخذ ایزو شامل موارد زیر است:
- آماده‌سازی و تخصیص منابع
- پیش‌ممیزی و تجزیه و تحلیل مشکلات
- توسعه و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت مناسب
- انجام یک ممیزی داخلی
- انتخاب یک نهاد اخذ ایزو معتبر
- صدو گواهینامه
بعضی از این مراجع امکان صدور گواهینامه در مدت‌زمان کمتر از یک هفته را هم دارند؛ البته باید تمامی مدارک مربوطه را در سریع‌ترین زمان ممکن در اختیار کارشناسان مجموعه قرار دهید و سپس تا زمان صدور گواهینامه، روند استعلام آن را طی کنید. در ادامه با هر یک از مراحل اخذ گواهینامه‌های ایزو که در بالا ذکر کردیم آشنا می‌شویم:
مرحله ۱: آماده‌سازی و تخصیص منابع
برای اخذ ایزو، ابتدا باید پشتیبانی مدیریت ارشد شرکت خود را جلب و منابع مالی مورد نیاز را آماده کنید. تیم مدیریت باید متعهد شود تمام منابع مورد نیاز برای صدور گواهینامه و پیاده‌سازی الزامات آن را فراهم کند. می‌توانید برا تخمین منابع مالی مورد نیاز برای انجام تعهدات استاندارد، با کارشناسان یک مرجع صدور معتبر مشورت کنید.
مرحله ۲: پیش‌ممیزی و تجزیه و تحلیل مشکلات
شناسایی و تجزیه و تحلیل مشکلات یکی از مراحل ضروری اخذ ایزو است. این ارزیابی اولیه به شما کمک می‌کند تا از اشکالات موجود در سیستم مدیریت فعلی خود و همچنین میزان انطباق کسب‌وکارتان با الزامات استاندارد و اقدامات لازم برای تکمیل این انطباق مطلع شوید.
برای انجام پیش‌ممیزی می‌توانید از کارشناسان داخلی شرکت خودتان کمک بگیرید یا در صورت نیاز یک نیروی ممیز از شرکت مشاور موردنظرتان استخدام کنید. در پیش‌ممیزی باید نحوه پیاده‌سازی الزامات گواهینامه موردنظر را هم بررسی و هزینه‌های هر مرحله را برآورد کنید.
مرحله ۳: توسعه و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت مناسب
برای دریافت گواهینامه، باید یک سیستم مدیریت جامع که راه‌حل‌هایی برای تمام مشکلات کشف شده در مرحله قبلی ارائه می‌دهد، ایجاد کنید. ایجاد این سیستم مدیریت می‌تواند شامل معرفی فرایندها و رویه‌های کنترلی جدید، ارائه مسئولیت‌های جدید به کارکنان، ساختاردهی سیاست‌های مورد نیاز و غیره باشد. سپس باید برای پیاده‌سازی این سیستم و عملیاتی‌کردن آن، برای کارکنان‌تان جلسات آموزشی برگزار و آن‌ها را با نقش‌های جدیدشان آشنا کنید.
مرحله ۴: انجام یک ممیزی داخلی
قبل از درخواست اخذ ایزو، باید مطمئن شوید که سیستم مدیریت پیاده‌سازی شده تمام الزامات استاندارد موردنظر را برآورده می‌کند. حسابرسی داخلی بسیار مهم است و باید توسط تواناترین کارشناسان شرکت شما که دانش و بینش لازم را در مورد سیستم‌های مدیریت دارند، انجام شود. همچنین می‌توانید برای انجام ممیزی داخلی، از ممیزهای واجد شرایط و متخصصی که مرجع صدورتان به عنوان یک شخص ثالث به شما معرفی می‌کند، کمک بگیرید.
نتایج ممیزی داخلی اهمیت بسیاری در صدور گواهینامه دارد. همچنین هنگامی که یک ممیزی داخلی کامل انجام می‌شود، شما از وضعیت انطباق مجموعه خود با سیستم مدیریت طراحی شده مطلع خواهید شد و متوجه می‌شوید کدام الزامات کاملاً برآورده شده است و کدام الزامات تا حدی برآورده شده است یا اصلاً برآورده نشده است؛ بنابراین، بر اساس گزارش حسابرسی، می‌توانید اقدامات اصلاحی لازم را برای رفع کلیه موارد عدم انطباق مشخص کنید.
مرحله ۵: انتخاب یک نهاد اخذ ایزو معتبر
سازمان بین‌المللی استاندارد به کسب‌وکارها توصیه می‌کند پیش از ثبت درخواست برای دریافت گواهینامه ایزو، از اعتبار مرجع صدور موردنظر خود مطمئن شوند؛ چرا که گذراندن یک فرایند دقیق صدور گواهینامه به سود خود کسب‌وکارها خواهد بود.
برای کسب اطمینان از اعتبار مراجع صدور ابتدا باید تصویر یک گواهینامه نمونه از آن‌ها درخواست و سپس مشخصات مرجع صدور و مرجع اعتباردهی آن را از روی گواهینامه پیدا کنید. در نهایت باید به وب‌سایت مرجع اعتباردهی مراجعه و نام مرجع صدور موردنظر خود را جستجو کنید. اگر نام مرجع صدور در لیست نهاد اعتباردهی ثبت نشده باشد، گواهینامه‌های صادر شده توسط این مجموعه معتبر نیستند. برای دریافت اطلاعات تکمیلی دراین‌باره می‌توانید مقاله «استعلام گواهینامه ایزو» را مطالعه کنید.
مرحله ۶: صدور گواهینامه
برای صدور برخی گواهینامه‌های حساس، یک ممیز از طرف مرجع صدور انتخابی، سیستم مدیریت شما را برای اطمینان از برآورده‌شدن تمام الزامات گواهینامه موردنظر ارزیابی می‌کند و نظرات خود را در مورد هرگونه نارسایی که در سیستم مشاهده شده و باید برطرف شود، به اشتراک می‌گذارند.
پس از اثبات کارآمدی سیستم مدیریت و سازگاری آن با استاندارد موردنظر، گواهینامه ایزو برای شما صادر می‌شود. این گواهینامه سه سال اعتبار دارد و پس از آن، باید برای تمدید اقدام کنید. همچنین برای حفظ انطباق با ایزو در طولانی‌مدت، می‌توانید ممیزی‌های داخلی دوره‌ای انجام دهید.
جمع‌بندی
اخذ ایزو و انطباق با استانداردهای جهانی اعتماد مشتری را جلب و مبادلات بین‌المللی کالا و خدمات را آسان می‌کند و سبب توسعه همکاری‌های تجاری می‌شود. این مزایا سازمان‌ها را به دریافت گواهینامه‌های معتبر ایزو در حیطه‌های مختلف ترغیب می‌کند. اخذ گواهینامه ایزو نقطه ابتدایی مسیری است که به بهبود مستمر فرایندها، بهینه‌سازی عملکرد سیستم و تضمین کیفیت و سلامت خدمات یا محصولات می‌انجامد. اقدامات لازم برای دریافت گواهینامه عبارت‌اند از: تخصیص منابع، پیش‌ممیزی، توسعه یک سیستم مدیریت مناسب، ممیزی داخلی سیستم و صدور گواهینامه.
سوالات متداول
در این مقاله با اخذ ایزو و اهمیت، مزایا و مراحل آن آشنا شدیم. در ادامه به برخی از سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم:
گواهی ایزو نشان می‌دهد که سازمان مورد بررسی و ارزیابی قرار گرفته و الزامات استاندارد ایزو مربوطه را به درستی پیاده‌سازی کرده است. این گواهینامه‌ها معمولاً توسط سازمان‌های معتبر و مستقلی مانند سازمان‌های اعتباردهنده ایزو (ISO certification bodies) صادر می‌شوند. در صورتی که سازمان به درستی الزامات استانداردهای مربوطه را برآورده کند، گواهینامه ایزو به عنوان تأییدیه‌ای از پیاده‌سازی و رعایت استانداردها به آن اعطا می‌شود.
اخذ گواهینامه ایزو به سازمان‌ها کمک می‌کند تا استانداردهای بین‌المللی را در فرآیندها و سیستم‌های خود اجرا کنند. این کار باعث بهبود کیفیت محصولات و خدمات، افزایش رضایت مشتریان، بهبود کارایی عملیاتی، کاهش هدررفت منابع و… می‌شود.
این گواهینامه‌ها برای سازمان‌ها مزایای متعددی به همراه دارند از جمله: بهبود عملکرد و کیفیت، افزایش رضایت مشتریان، بهبود مدیریت ریسک، کاهش هزینه‌ها و هدررفت منابع، افزایش اعتبار و اعتماد عمومی، رشد و توسعه سازمان و…
مدت زمان و هزینه مورد نیاز برای اخذ گواهینامه ایزو به عوامل مختلفی از جمله اندازه و پیچیدگی سازمان، منابع مالی و انسانی موجود، تسهیلات فنی، فرهنگ سازمانی و نوع استاندارد بستگی دارد. برای تخمین دقیق‌تر هزینه و زمان موردنیاز، معمولاً توصیه می‌شود با مشاوران متخصص در این حوزه یا سازمان‌های اعتباردهنده تماس بگیرید.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
