۵S چیست؟ آشنایی با نظام آراستگی محیط کار یا ۵ اس (فایو اس)
۵S چیست؟ نظام آراستگی محیط کار یا ۵S سیستمی برای سازماندهی محیط کار است و شما را ملزم به ایجاد فضایی مناسب، کارآمد و ایمن می‌کند. این سیستم را بر اساس اصولی پنج‌گانه‌ای استوار کرده‌اند که بر مرتب و تمیز نگه‌داشتن محل کار تمرکز دارد. پیاده‌سازی این اصول به افراد کمک می‌کنند بدون اتلاف وقت یا خطر آسیب، کار خود را آسان‌تر و با بازده بیشتر انجام دهند. در حال حاضر، سیستم ۵ اس برای طیف گسترده‌ای از سازمان‌ها و صنایع فعال در حوزه‌های تولیدی، مراقبت‌های بهداشتی، آموزشی، خدماتی و غیره مورداستفاده قرار می‌گیرد.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
۵S چیست؟
۵S یا نظام آراستگی محیط کار (فایو اس) سیستمی است که به سازماندهی محیط کار و ایجاد فضایی کارآمد و ایمن کمک می‌کند. این سیستم با تکیه بر اصول پنج‌گانه مرتب کردن، نظم و ترتیب بخشیدن، پاکیزه‌سازی، استانداردسازی و پایداری، به افزایش بهره‌وری منجر می‌شود.
سیستم ۵S از تصاویر و نمادها استفاده می‌کند تا به کارکنان نشان دهد که چه کاری را، چگونه باید انجام دهند؛ به این ترتیب کارمندان درک بهتری از وظایف خود پیدا می‌کنند و می‌توانند بهینه‌ترین راه‌ها را برای پیش بردن کارها پیدا کنند.
پنج مرحله نظام ۵S چیست؟
۵S سیستمی است که کارایی مجموعه را بهبود می‌بخشد و باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود. اسم این سیستم به پنج مرحله پیاده‌سازی آن اشاره دارد. هر کدام از این مراحل که با حرف S شروع می‌شوند، در ادامه به صورت مختصر توضیح داده شده‌اند:
- Sort (مرتب کردن): موارد غیرضروری را از هر منطقه حذف کنید.
- Set in order (نظم و ترتیب بخشیدن): هرچیز را در جای خود قرار دهید.
- Shine (پاکیزه‌سازی): هر منطقه را به طور منظم بازرسی و تمیز کنید.
- Standardize (استانداردسازی): ۳ اصل اول را به عنوان استانداردی برای انجام کارها در رویه‌های عملیاتی خود بگنجانید.
- Sustain (پایداری): چرخه فوق را ادامه دهید تا به صورت یک عادت برای شما و کارکنان در بیاید.
۵S مخفف چیست؟
همان‌طور که در بخش قبل توضیح دادیم، ۵S پنج مرحله دارد و هر کدام از این مراحل که با حرف S شروع می‌شوند. این اصطلاحات در اصل از پنج کلمه ژاپنی گرفته شده است که در ادامه می‌توانید دلیل این نامگذاری را ببینید:
- Seiri (سیری)
- Seiton (سیتون)
- Seiso (سیسو)
- Seiketsu (سیکتسو)
- Shitsuke (شیتسوکه)
چک‌لیست ۵S چیست؟
پس از اجرای اولیه ۵S، شرکت‌ها اغلب چک‌لیست‌هایی از مواردی که باید بررسی شوند تهیه می‌کنند تا از رعایت استانداردها و درست به‌کار بردن پیشنهادات این سیستم اطمینان حاصل کنند؛ این چک‌لیست‌ها را چک‌لیست‌های ۵S نامیده می‌نامند. حفظ استانداردهای ایمنی و نظم و ترتیب در محیط کار می‌تواند چالشی مداوم برای کارکنان و مدیران باشد؛ چک‌لیست‌های ۵S با ساده‌سازی فرآیندها در این موارد به کمک شما می‌آیند. در ادامه با چند نکته مهم درباره این چک‌لیست‌ها آشنا می‌شویم:
- چک‌لیست ممیزی ۵S چک لیستی است که می‌توانید از آن برای بررسی نحوه اجرای نظام آراستگی در یک واحد تولیدی، یک انبار یا یک سازمان خدماتی استفاده کنید.
- دو ممیزی مختلف ۵S هیچ‌گاه یکسان نیستند؛ به همین دلیل چک‌لیست‌ها می‌توانند ابزاری مفید برای کمک به اپراتورها باشند تا هیچ مرحله‌ای را در طول مسیر از قلم نیندازند.
- چک‌لیست متدولوژی ۵s به شما کمک می‌کند فرآیندهای کسب‌وکار خود را بهبود بخشید و اعتبارتان را پیش مراجعین و کارکنان افزایش بدهید.
- این چک‌لیست همچنین به نظارت بر بهبود اجرای ۵S از طریق نمودارهای راداری کمک می‌کند.
- چک‌لیست‌ها باید حاوی جزئیاتی درباره رویه‌هایی که قبل از شروع پروژه باید تکمیل شوند، باشند.
مراحل مدیریت ۵S
در بخش «پنج مرحله نظام ۵S چیست؟» به‌صورت خلاصه با پنج مرحله این چرخه آشنا شدیم؛ در این بخش نگاهی دقیق‌تر به هر کدام از این مراحل یا اصول می‌اندازیم.
مرتب‌سازی
اولین گام برای پیاده‌سازی نظام ۵S این است که محل کار خود را مرتب و هر چیز غیرضروری‌ای را حذف کنید. به این ترتیب شلوغی کاهش پیدا می‌کند و می‌توانید آنچه را نیاز دارید، سریع‌تر پیدا کنید و به کار ببندید.
نظم و ترتیب بخشیدن
پس از مرتب کردن و دور ریختن فایل‌ها و لوازم اضافه، نوبت به ساماندهی کردن هر آنچه در محیط موجود است، می‌رسد. باید سیستمی برای تعیین جای نگهداری و چگونگی ساماندهی اشیا طراحی کنید. این مرحله تکمیل‌کننده مرحله قبل است و کمک می‌کند کارکنان آنچه را که نیاز دارند به آسانی و در کم‌ترین زمان ممکن پیدا کنند.
پاکیزه‌سازی
قدم بعدی تمیز کردن محل کارتان است. این مرحله شامل گردگیری، جارو کردن و اطمینان از تمیز بودن تمام سطوح است. کار کردن در یک محیط تمیز لذت‌بخش‌تر است و به افزایش تمرکز و بازده کارکنان کمک می‌کند. علاوه بر این پاکیزه نگه داشتن محل کار، با کاهش انتشار میکروب‌ها جلوی بیماری کارکنان و مرخصی‌های اجباری ناشی از آن را می‌گیرد.
استانداردسازی
در مرحله چهارم باید با توجه به مراحل پیشین، قوانینی را برای نحوه انجام کارها تنظیم کنید و اطمینان حاصل کنید که همه از آن‌ها پیروی می‌کنند. در واقع در این مرحله باید شرایطی فراهم کنید که سه گام مرتب کردن، ترتیب بخشیدن و پاکیزه‌سازی به عنوان استانداردهایی برای تمام فعالیت‌ها جدی گرفته شوند.
پایداری
آخرین گام حفظ روند توضیح داده شده در مراحل فوق، در گذر زمان است. مرتب سازی، ساماندهی و تمیز کردن محیط کار باید به صورت مداوم انجام شود تا با گذشت زمان دوباره انباشتگی و آشفتگی به وجود نیاید. پیاده‌سازی سیستم ۵s باید به بخشی از روال روزانه شما تبدیل شود تا بتوانید از مزایای آن بیشترین بهره را ببرید.
فواید استفاده از سیستم ۵S چیست؟
تا اینجا با نظام آراستگی محیط کار، نحوه پیاده‌سازی و برخی مزایای آن آشنا شدیم. در این بخش با هم بررسی می‌کنیم که این سیستم چگونه می‌تواند برای کسب‌وکار‌ها مفید باشد. در ادامه شماری از مزایای پیاده‌سازی ۵s را می‌خوانیم:
- با ساماندهی محل کار کارایی را بهبود می‌بخشد.
- ضایعات را کاهش می‌دهد و به شناسایی و رفع عیوب سیستم کمک می‌کند.
- ارتباطات مجموعه و نحوه همکاری با سایر سازمان‌ها را بهبود می‌بخشد.
- ایمنی و بهداشت را افزایش می‌دهد.
- روحیه و انگیزه کارکنان را تقویت می‌کند و از این طریق، باعث افزایش کارایی و تعهد آن‌ها می‌شود.
- استرس و اضطراب کارکنان را کاهش می‌دهد.
حوزه کاربرد ۵S چیست؟
در این بخش بررسی می‌کنیم چه سازمان‌هایی نیاز به پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار دارند. هنگامی که بخش‌های مختلف یک سازمان کاربردی، مرتب و تمیز سازماندهی شده‌اند، کسب‌وکار‌ها شانس بیشتری برای بهبود کیفیت، افزایش بهره‌وری، افزایش رضایت کارمندان، تامین محیط کار ایمن‌تر، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و غیره پیدا می‌کنند. سیستم ۵s راهی برای سازماندهی محیط کار و رسیدن این مزایا ارائه می‌کند؛ پس هر سازمانی که دنبال تحقق اهداف فوق است، می‌تواند از نظام ۵S بهره ببرد و به کمک آن یک محیط کار ایمن، کارآمد و مؤثر بنا کند. از جمله حوزه‌های کاربرد این سیستم نیز می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- انواع شرکت‌ها
- کارخانه‌های تولیدی
- ادارات خصوصی و دولتی
- کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ
- مدارس
- بیمارستان‌ها و کلینیک‌ها
- آشپزخانه‌های عمومی و رستوران‌ها
جمع‌بندی
تمیزکردن یا مرتب‌کردن عمومی ممکن است مزایایی داشته باشد، اما نباید آن‌را با پیاده‌سازی نظام ۵S اشتباه بگیرید. سیستم ۵S مجموعه خاصی از پنج اصل مهم است که به کمک سازماندهی محل کار، به افزایش کارایی کارکنان و مجموعه منجر می‌شود. ۵S شامل پنج مرحله خاص است: مرتب‌سازی، نظم و ترتیب دادن، پاکیزه‌سازی، استانداردسازی و پایداری. مجموعه این مراحل برای سازماندهی محل کار و افزایش ایمنی و کارایی طراحی شده‌اند و به افراد امکان می‌دهند بدون اتلاف وقت، وظیفه خود را انجام دهند.
سوالات متداول
در این مقاله بررسی کردیم که ۵S یک روش مدیریتی ژاپنی است که بهبود کیفیت و بهره‌وری در محیط کار را هدف قرار می‌دهد. این روش برای بهبود نظم و تمیزی در محیط کار، بهره‌وری در استفاده از فضا و ابزارها، جلوگیری از ضایعات و افزایش ایمنی به کار می‌رود. در ادامه به برخی از سوالات متداول در این مورد پاسخ خواهیم داد:
اصطلاح ۵S مخفف پنج کلمه ژاپنی است که هر کلمه به یکی از مراحل اصلی این روش مدیریتی اشاره می‌کند.
۱- Seiri (سیری)
۲- Seiton (سیتون)
۳- Seiso (سیسو)
۴- Seiketsu (سیکتسو)
۵- Shitsuke (شیتسوکه)
روش ۵S در هر صنعتی شامل صنایع تولیدی، ساخت‌وساز، خدماتی، بهداشتی، آموزشی و غیره با هدف بهبود نظم و تمیزی در محیط کار و بهبود بهره‌وری و کیفیت کاربرد دارد.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
