گواهینامه IMS (ایزو ۹۰۰۱ – ایزو ۱۴۰۰۱ – ایزو ۴۵۰۰۱)
گواهینامه IMS یا سیستم مدیریت یکپارچه سه سیستم مدیریت کیفیت (ایزو ۹۰۰۱)، مدیریت محیط‌زیست (ایزو ۱۴۰۰۱) و مدیریت بهداشت و ایمنی شغلی (ایزو ۴۵۰۰۱) را در یک سیستم مدیریت واحد، جامع و هماهنگ ترکیب می‌کند. اخذ IMS نشان‌دهنده توجه سازمان شما به وظایفش در قبال مراجعان و کارکنان مجموعه است. اخذ گواهینامه IMS و پیاده‌سازی آن با یکپارچهسازی منابع و فرایندها، بازده کلی سیستم را افزایش می‌دهد. دقت کنید که برای صدور IMS (گرفتن IMS) حتما باید از طریق مراجع صدور معتبر اقدام کنید.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
- گواهینامه IMS چیست؟
- سیستم IMS چیست؟
- استاندارد IMS چیست؟
- الزامات IMS
- مزایای اخذ گواهینامه IMS
- مراحل اخذ گواهینامه IMS
- نکاتی که مدیران باید بدانند
- یکپارچهسازی سیستم‌های مدیریت
- آیا اخذ IMS برای کسب‌وکار شما مناسب است؟
- چگونه گواهینامه IMS را به صورت موثر پیاده‌سازی کنیم؟
- Annex SL و ادغام استانداردها
- ساختار سری گواهینامههای IMS
- جمع‌بندی
- از کجا گواهینامه IMS بگیریم؟
گواهینامه IMS چیست؟
صدور IMS رویکردی کلی برای ادغام الزامات ایزو ۹۰۰۱، ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ است. گواهینامه IMS دستورالعمل‌ها و الزامات این سه استاندارد را برای ایجاد یک سیستم مدیریت یکپارچه و قابل ممیزی ترکیب می‌کند؛ همچنین احتمال تکرار فرایندهای مشابه را در طول ممیزی‌های مختلف مربوط به این استانداردها کاهش می‌دهد.
سیستم IMS چیست؟
یک سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) همه فرآیندهای مرتبط با هم و جنبه‌های گوناگون استاندارد محصولات و خدمات یک سازمان را در یک سیستم یگانه و هوشمند ترکیب می‌کند. این ادغام به یک کسب و کار اجازه می‌دهد تا در زمان صرفه‌جویی کند و با پرداختن به تمام عناصر سیستم مدیریت به عنوان یک کل، کارایی را افزایش دهد.
با اخذ گواهینامه IMS، به جای انجام ممیزی جداگانه برای هر استاندارد، فقط یک بار، یک ممیزی جامع انجام میدهید که به طور همزمان تمام الزامات خاص استانداردهای مورد نظر را پوشش می‌دهد. به این ترتیب مدیریت سیستم و نظارت بر آن را به‌صورت ساده‌تر، مطمئن‌تر و با صرفه‌جویی در وقت، هزینه و نیروی انسانی انجام میدهید.
استاندارد IMS چیست؟
تمامی استانداردها نیازمند کنترل اسناد و سوابق، ممیزی داخلی و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه هستند. شناخت این الزامات مشترک زمینه‌ساز تدوین و ارائه گواهینامه IMS به عنوان یک بسته ترکیبی بوده است که بعضی به اشتباه آن را با عنوان استاندارد IMS می‌شناسند. اغلب کسب‌وکارها از ارزش گواهینامههای ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 و دیگر استانداردهای سیستم مدیریتی آگاه هستند، شما می‌توانید این سه استاندارد ارزشمند را در قالب پکیج جامع IMS دریافت کنید.
الزامات IMS
گواهینامه IMS همه الزامات و استانداردهایی را که در زمینه‌های مختلف برای یک شرکت جویای نام ضروری است، پوشش می‌دهد. این گواهینامه رعایت استاندارهای مختلف را در زمینه‌هایی مثل کیفیت محصول و خدمات در قالب ایزو ۹۰۰۱، حفاظت از محیط‌زیست در قالب ایزو ۱۴۰۰۱ و سلامت و ایمنی شغلی در قالب ایزو ۴۵۰۰۱ را تضمین می‌کند و مطمئن می‌شود شرکت شما به طور مستمر عملکرد خود را با روحیه حفاظت از محیط‌زیست بهبود ببخشد و در مسیر جلب رضایت مشتریان و رفاه کارکنان حرکت کند.
مزایای اخذ گواهینامه IMS
پیاده‌سازی گواهینامه IMS کارایی را از طریق ساده‌سازی فرایندها و اسناد افزایش می‌دهد. سیستم مدیریت یکپارچه فرایندهای تکراری را حذف می‌کند، عملکرد سیستم را بهبود می‌بخشد و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد. علاوه بر این موارد، صدور گواهینامه IMS و ادغام موفقیت‌آمیز سیستم‌های مدیریتی مزیت‌های دیگری نیز برای سازمان شما به همراه دارد. در ادامه درباره تعدادی از مزیت‌های این گواهینامه صحبت می‌کنیم:
نظارت ساده و متمرکز
گرفتن گواهینامه IMS به تحقق شفافیت در مجموعه کمک می‌کند و کنترل همزمان و دقیق فرایندها و رویه‌های مختلف را ممکن می‌سازد.
پیشی گرفتن از رقبای تجاری
رعایت اصول گواهینامه IMS تضمین می‌کند که شرکت شما به طور مستمر در مسیر توسعه و جلب رضایت مراجعان حرکت می‌کند و در نتیجه به سرعت از رقبای خود پیشی می‌گیرد.
بهبود کارایی کارکنان
وقتی فرایندهای مختلف را در قالب یک مجموعه شفاف مستند کنید، کارکنان آن مجموعه باانگیزه‌تر و درنتیجه موثرتر عمل می‌کنند و بازده نهایی سیستم را افزایش می‌دهند.
استفاده بهینه از منابع
یکپارچهسازی سیستم مدیریت با صرفه‌جویی در منابع انسانی، زمان و هزینه‌ها، به سازمان شما سود می‌رساند و با کنار گذاشتن داده‌های کم‌اهمیت و بررسی اسناد مهم‌تر، امکان نظارت دقیق‌تر بر فرایندهای مهم را فراهم می‌کند.
مراحل اخذ گواهینامه IMS
مراحل اخذ و پیاده‌سازی سری گواهینامههای IMS موارد زیر را شامل می‌شود:
- آموزش الزامات استاندارد IMS شامل ایزو ۹۰۰۱، ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱
- مستندسازی و پیاده‌سازی الزامات IMS
- ممیزی اقدامات انجام شده
- صدور گواهینامه از مراجع صدور معتبر
نکاتی که مدیران باید بدانند
نکته کلیدی برای مدیریت کارآمد استانداردهای مدیریتی توجه به میزان بالای اشتراکات در الزامات و دستورالعمل‌های آن‌ها است. به‌عنوان‌مثال تمام زیراستانداردهای سیستم مدیریت یکپارچه (گواهینامه IMS) دارای یک خط‌مشی، یک هدف و یک ممیزی مشابه هستند و مراحل ارزیابی ریسک و کنترل ریسک‌های شناسایی‌شده در آن‌ها مشابه است.
کسب‌وکارها با اخذ این گواهینامه می‌توانند از برآورده شدن الزامات سیستم‌های مدیریت کیفیت (QMS)، سیستم‌های مدیریت زیست محیطی (EMS) و سیستم‌های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OHSMS) در مجموعه خود، آن هم با هزینه‌ای کم‌تر و کارایی بیشتر اطمینان حاصل کنند.
یکپارچهسازی سیستم‌های مدیریت
در پیاده‌سازی همه سیستم‌های مدیریتی از چرخه بهبود مستمر PDCA یا چرخه دمینگ استفاده می‌شود. این الگوریتم ساختار الزامات مشترک استانداردهای چندگانه را براساس چهار مرحله برنامه‌ریزی (Plan)، انجام آزمایش (Do)، بررسی کردن (Check) و اقدام (Act) پایه‌ریزی می‌کند.
به‌عنوان‌مثال، در مرحله برنامه‌ریزی، همه استانداردهای سیستم مدیریت شامل تعریف خط‌مشی، تعیین اهداف و طراحی برنامه‌ای برای دستیابی به اهداف و ارزیابی ریسک‌های کسب‌وکار هستند. این الزامات مشترک سیستم‌های مدیریتی را می‌توان با طی رویه‌های یکسان برآورده کرد. توجه به این اشتراکات، اساسی‌ترین نکته در مسیر گرفتن گواهینامه IMS به‌عنوان استاندارد سیستم مدیریت یکپارچه است.
آیا اخذ IMS برای کسب‌وکار شما مناسب است؟
هماهنگ‌سازی بخش‌های مختلف مدیریتی در یک کسب و کار و پاسخگویی به نیازهای هر کدام از این بخش‌ها، می‌تواند دشوار باشد. استانداردهای یکپارچه، راهی برای ادغام پروسه نظارت بر چندین بخش مرتبط با هم در هر سازمان، پیشنهاد می‌کنند. ادغام بخش‌های مدیریتی مختلف مجموعه در یک سیستم یکپارچه که اسناد، سیاست‌ها، رویه‌ها و فرایندها را به صورتی جامع و هماهنگ به اشتراک می‌گذارد، مزایای زیادی برای سازمان شما خواهد داشت که در بخش‌های قبلی به آن‌ها اشاره شد.
به عبارت دیگر با گرفتن گواهینامه IMS، شرایط صدور گواهینامه برای چندین استاندارد سیستم مدیریت مجزا، در یک ممیزی واحد و جامع ارزیابی می‌شود. در نتیجه سازمان شما زمان کمتری را صرف آماده‌سازی برای ممیزی و پاسخگویی به یافته‌های آن می‌کند و و در هزینه‌ها هم صرفه‌جویی می‌شود.
چگونه گواهینامه IMS را به صورت موثر پیاده‌سازی کنیم؟
بعد از گرفتن گواهینامه IMS برای پیاده‌سازی موثر قبل از هر چیز فایل‌های مستندات و الزامات استانداردها را مطالعه کنید و در ادامه مراحل زیر را طی کنید:
- یک چرخه کامل از حسابرسی داخلی برای سیستم مدیریت یکپارچه انجام دهید.
- حداقل یک جلسه توجیهی در مورد سیستم مدیریت یکپارچه برگزار کنید.
- الزامات مرتبط با سیستم مدیریت یکپارچه را بشناسید و شرایط لازم برای برآورده شدن آن‌ها را فراهم کنید.
Annex SL و ادغام استانداردها
Annex SL را به‌منظور تسهیل استفاده از سیستم‌های مدیریت یکپارچه طراحی کرده‌اند. این سیستم ساختار سطح بالایی را برای کلیه استانداردهای سیستم‌های مدیریت ایزو تعریف می‌کند. چارچوب Annex SL ترکیب استانداردها و فرآیندهای مدیریتی در یک سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) را بسیار آسان می کند.
با توجه به ساختار متفاوت الزامات و تعاریف هر یک از استانداردها، یکپارچهسازی و ادغام سیستم‌های مدیریت تاکنون با مشکلات و چالش‌هایی همراه بوده‌اند. به‌منظور حل این مشکل سازمان بین‌المللی استاندارد پیوست SL را به‌عنوان چارچوبی برای سیستم مدیریت عمومی تدوین کرد. این سیستم ساختاری پایه برای اکثر استانداردهای سیستم مدیریت که از سال ۲۰۱۱ منتشر یا به‌روز شده‌اند است.
ساختار سری گواهینامههای IMS
همان‌طور که گفتیم گواهینامه IMS یا سیستم مدیریت یکپارچه، سه سیستم مدیریت کیفیت (ایزو ۹۰۰۱)، مدیریت محیط‌زیست (ایزو ۱۴۰۰۱) و مدیریت بهداشت و ایمنی شغلی (ایزو ۴۵۰۰۱) را در یک سیستم مدیریت واحد، جامع و هماهنگ ترکیب می‌کند. در ادامه هریک از این استانداردها را به‌صورت مختصر بررسی می‌کنیم:
ایزو ۹۰۰۱ (استاندارد مدیریت کیفیت)
ایزو ۹۰۰۱ یک استاندارد مدیریت کیفیت بین‌المللی است که به سازمان‌ها در مدیریت فرایند و برآورده‌کردن انتظارات مشتریان کمک می‌کند. گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ یکی از محبوب‌ترین گواهینامههای بین‌المللی ایزو است که نشان می‌دهد شما از بهترین شیوه‌های مدیریت کیفیت پیروی می‌کنید؛ همچنین باعث می‌شود مشتریان برای انجام تجارت‌های مختلف به کسب‌وکار شما اعتماد کنند.
ایزو ۱۴۰۰۱ (مدیریت زیست‌محیطی)
ایزو ۱۴۰۰۱ شناخته‌شده‌ترین استاندارد بین‌المللی برای سیستم‌های مدیریت محیط‌زیست در سراسر جهان است. این استاندارد برای طراحی و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت زیست‌محیطی (EMS) کاربرد دارد. چارچوب و دستورالعمل‌هایی ارائه می‌دهد تا عناصر مهم موردنیاز برای موفقیت یک EMS را از دست ندهید.
ایزو ۴۵۰۰۱ (بهداشت و ایمنی شغلی)
ایزو ۴۵۰۰۱ استانداردی برای سیستم‌های مدیریت بهداشت و ایمنی شغلی (OHSMS) است که جایگزین OHSAS 18001 شده است. اخذ گواهینامه این استاندارد به کسب‌وکارها برای مدیریت ایمنی و پیشگیری از بروز حوادث در محل کار کمک می‌کند. الزامات ایزو ۴۵۰۰۱ شامل مجموعه‌ای از قوانین، سیاست‌ها، فرایندها، برنامه‌ها و شیوه‌های پیشگیری از خطرات ایمنی و بهداشت شغلی را مشخص می‌کند. این الزامات برای هر سازمانی منحصربه‌فرد است و باید با الزامات قانونی، خطرات ایمنی و فرایندهای تجاری اعمال شده در سازمان مطابقت داشته باشد.
جمع‌بندی
تمام سیستم‌های مدیریتی را برای کارآمد کردن سازمان، برآورده‌کردن نیازهای مشتری و حمایت از منافع ذی‌نفعان به کار می‌برند. جنبه‌های مشترک بسیاری در این استانداردهای مدیریتی تعریف کرده‌اند؛ بنابراین با اخذ و پیاده‌سازی جداگانه این استانداردها منجر به فرایندهای تکراری و اتلاف وقت و منابع سازمان شما می‌شوید. یک IMS موفق، زحمت و کار غیرضروری سیستم‌های مدیریتی متعدد را کاهش می‌دهد.
از کجا گواهینامه IMS بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
