نحوه اخذ ایزو
نحوه اخذ ایزو معمولا یکی از مباحث مورد سوال بسیاری مدیران و موسسان کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ است. گواهینامه‌های ایزو (ISO) یکی از مهم‌ترین استانداردهای جهانی برای کیفیت و مدیریت هستند. این گواهینامه‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای خود را بهبود بدهند و برای ورود به بازارهای گسترده‌تر آماده شوند. بر خلاف تصور عموم مردم، اخذ این گواهینامه‌ها به هیچ عنوان دشوار و پرهزینه نیست. در این مقاله به نحوه اخذ گواهینامه ایزو می‌پردازیم و تمام نکات مورد نیاز برای دریافت این گواهینامه‌ها را بیان می‌کنیم.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
گواهینامه ایزو چیست؟
اخذ گواهینامه ایزو نشان می‌دهد یک سازمان توانسته است استانداردهای تعیین شده توسط سازمان بین‌المللی استاندارد را رعایت کند. این استانداردها برای موارد مختلفی از کیفیت محصولات گرفته تا مدیریت موثر منابع و انرژی مورد استفاده قرار می‌گیرند. نحوه اخذ ایزو بسیار ساده است و دریافت آن نشان‌دهنده تعهد سازمان به ارائه محصولات و خدمات، با کیفیتی در سطح ایده‌آل‌های جهانی است و می‌تواند به سازمان‌ها در جلب اعتماد مشتریان کمک کند.
استانداردهای ایزو برای چه کسب‌وکارهایی مناسب هستند؟
سازمان بین‌المللی استاندارد تاکنون هزاران استاندارد در زمینه‌های گوناگون تدوین کرده است که الزامات کیفیت در انواع صنایع را پوشش می‌دهند. علاوه بر این استانداردهای تخصصی، این سازمان استانداردهایی عمومی‌تر هم برای بهبود سیستم‌های مدیریتی مختلف در کسب‌وکارها ارائه کرده است که می‌توانند برای تمامی سازمان‌های کوچک و بزرگ مناسب باشند.
پس استانداردهای این سازمان به یک صنعت یا حرفه به‌خصوص، اختصاص ندارند و شما در هر صنعت یا کسب‌وکاری که فعال باشید، می‌توانید گواهینامه‌های این سازمان را دریافت کنید و به دنبال آن، در مسیر پیشرفت قدم بگذارید.
گام‌های اخذ گواهینامه ایزو
نحوه اخذ ایزو برای کسب‌وکارهای کوچک و تازه‌تاسیس، برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و گسترده و برای مشاغل آزاد و کارفرمایان مستقل تفاوت‌هایی با هم دارد؛ با این حال همه این سازمان‌ها برای دریافت ایزو باید شش گام اصلی را طی کنند. با دنبال کردن دقیق این گام‌ها، شما می‌توانید به سادگی گواهینامه ایزو را اخذ کنید و از مزایایی مثل جلب اعتماد مشتریان و بهبود عملکرد سازمان، بهره ببرید. در ادامه با این شش گام آشنا می‌شویم:
گام ۱: تعیین استاندارد مناسب
این گام اولین و مهم‌ترین اقدام برای اخذ گواهینامه ایزو است. ابتدا باید تعیین کنید که سازمان شما به چه استانداردی نیاز دارد. نوع این استانداردها بر اساس حوزه فعالیت‌های سازمان و اهداف شما متغیر است. برای مثال، استاندارد ISO 9001 برای مدیریت کیفیت، و استاندارد ISO 14001 برای مدیریت محیط زیست مورد استفاده قرار می‌گیرد.
گام ۲: پیش‌ممیزی
بعد از تعیین استاندارد، شما باید سازمان خود را برای اخذ گواهینامه آماده کنید. این مرحله شامل شناسایی فرایندهای مورد نیاز جدید یا روش‌های بهبود فرآیندها، سیستم‌ها، و دستورالعمل‌هایی است که به اجرای استانداردها کمک می‌کنند. همچنین باید یک تیم مسئول برای اجرای این اقدامات در نظر بگیرید و بررسی جزئیات نحوه اخذ ایزو و پیاده‌سازی الزامات گواهینامه‌ها را بر عهده آن‌ها بگذارید.
گام ۳: اجرای تغییرات
در این مرحله، سازمان باید تغییرات مورد نیاز را در فرآیندها، فرهنگ سازمانی، و سیستم‌های اطلاعاتی اجرا کند تا با استانداردهای ایزو هماهنگ شود. این تغییرات ممکن است نیاز به آموزش کارکنان داشته باشد و لازم است به طور مستمر پیگیری شود.
گام ۴: ارزیابی و ممیزی
در این مرحله، شما باید تطابق سازمان خود با استانداردهای ایزو را با آزمون‌ها و ارزیابی‌های مختلف اثبات کنید. این گام ممکن است شامل برگزاری ممیزی‌های داخلی یا بیرونی و گاه انجام ارزیابی‌های مستقل توسط سازمان‌های صدور گواهینامه باشد.
گام ۵: درخواست گواهینامه
پس از آشنایی با نحوه اخذ ایزو و بعد از اینکه سازمان تطابق خود را با استانداردها اثبات کرد، باید درخواست گواهینامه ایزو را به مرجع صدور گواهینامه ارائه دهید. درخواست شما باید اطلاعاتی مانند نوع استاندارد، دامنه تطبیق و اطلاعات مربوط به سازمان شما از جمله تعداد کارکنان، حوزه فعالیت و غیره را شامل شود.
گام ۶: بررسی نهایی و صدور گواهینامه
مرجع صدور گواهینامه بعد از دریافت درخواست و مدارک و مستندات شما، آن‌ها را بررسی می‌کند و اگر تشخیص بدهد سازمان شما به استانداردها پایبند است، گواهینامه را صادر می‌کند. این گواهینامه نشان‌دهنده‌ی تطابق شما با استانداردهای ایزو و کارآمد بودن سیستم‌های مدیریتی شماست.
حفظ گواهینامه ایزو
گواهینامه‌های ایزو معمولا تا سه سال اعتبار دارند، اما گاهی لازم است سالی یک بار، ممیزی‌های داخلی انجام شود. با انجام ممیزی‌های سالانه هم ارزش و اعتبار گواهینامه حفظ می‌شود و هم کسب‌وکارها می‌توانند به طور مستمر فرایندهای خود را بهبود بدهند و از تمام مزایای این گواهینامه‌ها بهره‌مند بشوند. در ادامه، به توضیحاتی در مورد چگونگی حفظ گواهینامه ایزو می‌پردازیم:
۱. رعایت استانداردها
برای حفظ گواهینامه ایزو، باید رعایت دستورالعمل‌ها و الزامات استاندارد مورد نظر را پس از اخذ گواهینامه نیز در دستورکار خود داشته باشید. رعایت این الزامات شامل استفاده مداوم از فرآیندها و سیستم‌هایی است که برای ایجاد تطابق با استاندارد مورد نظر ایجاد کرده‌اید.
۲. ممیزی‌های داخلی
برای اطمینان از رعایت مداوم استانداردها، باید ممیزی‌های داخلی منظمی انجام بدهید. این ممیزی‌ها باید توسط تیم داخلی سازمان یا افراد متخصصی که به این منظور استخدام می‌کنید انجام شود تا نقاط ضعف و قوت سیستم را شناسایی و آن‌ها را برطرف کنند.
۳. آموزش و آگاهی
کارکنان سازمان باید به طور مستمردر خصوص الزامات و نحوه اخذ ایزو آموزش داده شوند تا با تغییرات در استانداردها و فرآیندهای سازمان آشنا شوند. آگاهی از تغییرات به کارکنان کمک می‌کند تا در تطابق با استانداردها بهتر عمل کنند.
۴. به‌روزرسانی مستندات
مستندات مرتبط با گواهینامه ایزو باید به‌روز باشند. هر تغییر در فرآیندها و سیستم‌ها باید در مستندات ثبت شود تا تطابق با استانداردها حفظ شود.
۵. مرتب‌سازی سوابق
سوابق مرتبط با گواهینامه ایزو باید به دقت نگهداری شوند. این شامل سوابق ممیزی‌ها و همچنین اطلاعات مرتبط با تغییرات و بهبودهاست.
۶. پیگیری نقاط ضعف
در صورتی که نقاط ضعفی در تطابق با استانداردها شناسایی شوند، باید به تصحیح آن‌ها پرداخته شود. این شامل بررسی علل نقاط ضعف و ایجاد برنامه‌های بهبود است.
۷. ارتقاء مدیریت کیفیت
مدیریت کیفیت باید به طور مداوم بهبود یابد. این به معنای بهبود مستمر فرآیندها و سیستم‌ها و افزایش کارایی و کیفیت خدمات یا محصولات شماست.
حفظ گواهینامه ایزو نیاز به تعهد مداوم و ارتقای مستمر دارد و به شما کمک می‌کند علاوه بر بهره‌مندی از مزایای اخذ گواهینامه ایزو، اعتبار سازمان خود را هم حفظ کنید.
مدارک لازم برای اخذ گواهینامه‌های ایزو
برای دریافت گواهینامه ایزو متقاضی باید مجموعه‌ای از اسناد و مدارک به مرجع صدور مورد نظر خود ارائه بدهید. برخی مدارک مورد نیاز برای دریافت گواهینامه‌های ایزو مختلف، منحصر به استاندارد مورد نظر هستند و برخی مدارک عمومی‌ترند.
این اسناد به دو دسته‌ی اسناد و مدارک فنی و اسناد و مدارک حقوقی تقسیم می‌شوند. مدارک فنی و تخصصی، مستنداتی هستند که نشان می‌دهد الزامات گواهینامه ایزو مورد نظر در یک سازمان پیاده شده است. مدارک حقوقی شامل اسناد ثبتی شرکت‌ها و مدارک ثبتی مثل پروانه و جواز کسب صاحبین علائم تجاری و کسب‌وکارها است. آماده‌سازی و ارائه به موقع این مدارک، نحوه اخذ ایزو را برای شما ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند.
انتخاب مرجع صدور
اگر گواهینامه صادر شده برای شما نامعتبر یا تقلبی باشد، اعتبار مجموعه شما زیر سؤال می‌رود؛ به همین دلیل سازمان بین‌المللی استاندارد به کسب‌وکارها توصیه می‌کند پیش از ثبت درخواست برای دریافت گواهینامه ایزو، از اعتبار مرجع صدور مورد نظر خود مطمئن شوند. برای انتخاب مرجع صدور موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- تجربه: مرجع صدور گواهینامه باید تجربه کافی در صنعت و استاندارد مورد نظر داشته باشد.
- اعتبار: بررسی اعتبار و شهرت مرجع صدور مورد نظر می‌تواند شما را به سمت انتخابی درست راهنمایی کند.
- مجوزها و اجازه‌نامه‌ها: مطمئن شوید که مرجع صدور انتخابی مجوزها و اجازه‌نامه‌های مورد نیاز را دارد و نامش در سایت نهاد اعتباربخشی بالادستی ثبت است.
- هزینه: میزان هزینه‌های اعلامی مراجع صدور مختلف را بررسی و آن‌ها را با هم مقایسه کنید. اما در نظر داشته باشید مقدار هزینه‌ها گرچه مهم است، اما نباید تنها فاکتور برای تصمیم‌گیری قرار داده شود.
بعد از انتخاب چندین کاندید برای صدور گواهینامه احتمالی، می‌توانید جلسات ملاقات یا مشاوره با آن‌ها ترتیب دهید. در این جلسات، می‌توانید سؤالات خود را از آن‌ها بپرسید و نیازهای خاص سازمان خود را برایشان تشریح کنید تا بهترین خدمات را دریافت کنید.
جمع‌بندی
در این مقاله، به بررسی نحوه اخذ ایزو پرداختیم و گام‌های مهمی که برای اخذ گواهینامه ایزو باید انجام دهید، را مورد بررسی قرار دادیم. این گام‌ها شامل تعیین استاندارد مناسب، آماده‌سازی، اجرا، پیش‌ممیزی، درخواست گواهینامه، بررسی نهایی و صدور گواهینامه می‌شوند. البته باید توجه داشته باشید صدور گواهینامه ایزو، برخلاف چیزی که به نظر می‌رسد بسیار ساده است و در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام می‌شود. فقط کافی است که مشاور یا مرجع صدور مطمئن پیدا کنید و باقی مراحل را به آن‌ها بسپارید.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
