ممیزی چیست؟
ممیزی چیست؟! اگر درباره مراحل اخذ ایزو در سایت EIQM خوانده باشید، حتما متوجه می‌شوید که انجام انواع ممیزی یکی از مراحل دریافت ایزو است. از همین رو شاید بخواهید درباره آن اطلاعات بیشتری کسب کنید. چون تا زمانی که از این مرحله سربلند بیرون نیایید، قادر به دریافت گواهینامه مورد نظرتان نخواهید بود.
فرقی ندارد در چه حرفه و صنعتی مشغول به کارید. کارفرما هستید یا شغل آزاد دارید و به صورت مستقل فعالیت می‌کنید. در هر صورت دریافت گواهینامه ایزو مناسب، می‌تواند شما را در مسیر موفقیت به سمت جلو هول بدهد! پس اگر به این فکر هستید که با تولید محصولات یا ارائه خدمات باکیفیت، رضایت مشتریان را جلب کنید و به این ترتیب به چشم اندازهایی که برای خود و سازمانتان ترسیم کرده بودید برسید، توصیه می‌کنم به دنبال اخذ گواهینامه ایزو باشید. لازمه دریافت این گواهینامه نیز، انجام ممیزی است. پس این مطلب را به هیچ وجه از دست ندهید!
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
ممیزی چیست؟ انجام آن در مراحل اخذ ایزو چه اهمیتی دارد؟
در همین ابتدای بحث لازم است به دو سوال مهم پاسخ دهیم. ۱. ممیزی چیست؟! ۲. انجام ممیزی در پروسه اخذ ایزو چه اهمیتی دارد؟!
سایت های اینترنتی و سازمان های زیادی درباره ممیزی چیست، صحبت کرده اند. بنابراین پاسخ های موجود به این سوال زیاد است! اما من می‌خواهم به زبان خودمانی و ساده به این سوال پاسخ دهم. فرض کنید شما درخواست اخذ گواهینامه ایزو را به مرجع صدور ایزو (CB) داده اید.
وقتی این درخواست و تقاضا را به مرجع مذکور ارائه می‌دهید، یعنی ادعا دارید که تمام دستورالعمل های اجرایی سازمان شما با الزامات و دستورالعمل های استاندارد ایزو، مطابقت دارد. حالا مرجع CB برای این که مطمئن شود آیا واقعا اینگونه است یا نه، و همچنین برای حصول اطمینان از این که آیا تمامی الزامات ایزو، به درستی در سازمان شما اجرا می‌شوند، عملکرد سازمان شما را مورد ارزیابی قرار می‌دهد. این ارزیابی عملکرد، همان ممیزی یا Audit است.
انواع ممیزی چیست؟
بالاتر به سوال ممیزی چیست، پاسخ دادم. حالا قصد دارم انواع ممیزی را به شما معرفی کنم. در واقع ممیزی سازمان ها و شرکت ها در حال حاضر به سه شکل زیر، انجام می‌شود؛
ممیزی فرایند
در ممیزی فرایند همانطور که از نامش پیداست، فرایندها و دستورالعمل های سازمان را مورد بررسی قرار می‌دهد. در این ممیزی هدف این است که آیا روش هایی که در سازمان اجرا می‌شوند، با روش های از پیش تعیین شده مطابقت دارند یا خیر؟!
البته اگر بخواهم نگاهی دقیق‌تر به ممیزی فرایند داشته باشم، باید بگویم که این ممیزی علاوه بر بررسی دستورالعمل ها با الزامات از پیش تعیین شده، موارد دیگری را هم مورد بررسی و بازبینی قرار می‌دهد. از جمله این که منابع، محیط، روش های اجرایی و اقدامات سازمان را با الزامات تطبیق می‌دهد. همچنین با هدف رسیدن به این که آیا فرایندهای ایجاد شده، کافی و اثربخش هستند، به بررسی آن ها می‌پردازد.
ممیزی محصول
ممیزی محصول یکی دیگر از انواع ممیزی است که در پاسخ به سوال انواع ممیزی چیست، به آن می‌رسیم. در ممیزی محصول، کالاها و محصولات تولید شده توسط سازمان و یا خدماتی که ارائه می‌شود، مورد بررسی قرار می‌گیرند.
در این ممیزی نیز درست مثل ممیزی فرایند، هدف ارزیابی انطباق محصولات و خدمات با الزامات از پیش تعیین شده است.
ممیزی سیستم
ممیزی سیستم کمی متفاوت از دو ممیزی قبل است. در این ممیزی، سیستم های هدف همان سیستم هایی از سازمان هستند که از استاندارد مورد نظر، تاثیر می‌پذیرند.
به طور مثال در ممیزی سیستم استاندارد ایزو ۹۰۰۱، سیستم مدیریت کیفیت بررسی می‌شود تا مشخص شود آیا خط مشی ها و الزامات نظارتی آن با خط مشی ها و الزامات ایزو ۹۰۰۱ مطابقت دارد یا نه.
ممیزی داخلی و خارجی در پروسه اخذ گواهینامه ایزو
در بررسی سوال انواع ممیزی چیست، به ۳ نوع از انواع ممیزی اشاره کردیم. ولی در این میان دو ممیزی دیگر هم وجود دارد. قطعا در لیست مراحل دریافت ایزو، چشمتان به آن ها خورده و حالا ذهنتان مشغول شده که منظور از آن ها چیست؟!
ممیزی داخلی، فرایند بررسی دستورالعمل ها و عملیات های مهم در سازمان است که توسط یکی از اعضا و کارمندان سازمان، و یا فرد خارجی مثل حسابرس، انجام می‌شود. این ممیزی به این دلیل داخلی نامیده شده که بازرس آن، فردی به انتخاب خودِ سازمان و هیئت مدیره است. و مرجع صدور گواهینامه ایزو، هیچ دخالتی در آن ندارد.
ممیزی خارجی نیز همانطور که حدس می‌زنید، ممیزی است که توسط فرد ثالث (معمولا کارشناس CB) انجام می‌شود. مراجع صدور معتبر میتوانند یا تحت اعتبار ASCB باشند یا IAF.
حالا احتمالا بخواهید بدانید تفاوت این دو ممیزی چیست؟! و آیا انجام آن ها برای صدور گواهینامه ایزو، الزامیست؟!
تفاوت اصلی میان ممیزی داخلی و خارجی، همانطور که از تعریف آن ها برمی‌آید، تفاوت در اشخاصی است که آن را انجام می‌دهند. درباره الزامی بودن آن ها باید عرض کنم که؛ انجام ممیزی خارجی جهت صدور گواهینامه های ایزو و بسیاری از گواهینامه های دیگر، ضرورت دارد. اما ممیزی داخلی چندان ضروری نیست. ولی خب انجام آن باعث می‌شود تا شما مطمئن شوید که مسیر را درست آمده اید و برای استعلام گواهینامه و دریافت آن، مشکلی نخواهید داشت.
تفاوت بین بازرسی و ممیزی چیست؟
بعضی از افراد در پاسخ به سوال ممیزی چیست، می‌گویند ممیزی همان بازرسی است. در حال که اینطور نیست! ممیزی و بازرسی شاید در ظاهر و در تعریف مشابه باشند، اما تفاوت های اساسی با یکدیگر دارند. از جمله این تفاوت ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تفاوت در منبع؛
بازرسی غالبا فقط بر بررسی محصول تمرکز دارد. اما ممیزی همانطور که در بخش انواع ممیزی چیست گفتیم، به سه شکل مختلف انجام می‌شود.
- وجود تفاوت در نحوه بررسی؛
تمام فرایندها در ممیزی، سیستم ها و محصولات به شکل عمیق مورد بررسی قرار می‌گیرند. در حالی که در بازرسی صرفا بررسی می‌شود که آیا الزامات در سازمان، برآورده می‌شوند یا خیر؟
- تفاوت در اهداف؛
در بخش ممیزی چیست، گفتیم که ممیزی با هدف حصول اطمینان در جهت انطباق دستورالعمل های اجرایی سازمان با الزامات ایزو، انجام می‌شود. اما بازرسی صرفا با هدف بهبود فرایندها انجام می‌گیرد.
- چه چیزی در رسمیت داشتن آن ها تفاوت ایجاد میکند؛
بازرسی هایی که درون سازمان ها و شرکت ها انجام می‌شوند در بیشتر مواقع رسمیت ندارند. در حالی که ممیزی از جمله عملیات های مستند و رسمی است که در جهت دستیابی به اهداف بسیار مهم، در سازمان ها انجام می‌شود.
- تفاوت در زمانی که این دو بر آن متمرکز هستند؛
در فرایند بازرسی، عملیات ها و عملکردهای سازمان در طی سال ها و ماه های گذشته بررسی می‌شود. بنابراین بازرسی بر گذشته متمرکز است. ولی ممیزی بر آینده تمرکز دارد. چرا که فرصت ها، نقاط ضعف و قوت سازمان و راه های بهبود عملکرد در آینده را شناسایی میکند.
سخن پایانی
در این مقاله با این که چارت سازمانی چیست و چرا تهیه و تدوین آن مهم است، آشنا شدید. توصیه می‌کنم برای کسب اطلاعات بیشتر در این رابطه، مقالات دیگر سایت EIQM مطالعه نمایید. یا این که با استفاده از مشاوره های رایگان مجموعه ما، سوالات خودتان را درباره نمودار سازمانی و نقش آن در موفقیت سازمان، بپرسید.
همانطور که در مقدمه بحث گفته شد، داشتن چارت سازمانی از واجبات اخذ گواهینامه های ایزو و دیگر گواهینامه های بین المللی است. پس اگر قصد دریافت ایزو دارید، حتما با کمک و راهنمایی کارشناسان و مشاوران ایزو EIQM یک چارت منظم و کارآمد تدوین و اجرا کنید.
