مدارک اخذ ایزو
مدارک اخذ ایزو برای گواهینامه‌های مختلف متفاوت است، اما این مدارک در حالت کلی شامل دو دسته مدارک فنی و تخصصی و مدارک حقوقی و ثبتی می‌شوند. معمولا مراجع صدور لیست دقیقی از مدارک لازم برای گرفتن ایزو مورد نظر را در اختیار شما می‌گذارد، اما در این مقاله نیز، برای افزایش آگاهی شما، انواع مدارک مورد نیاز برای دریافت گواهینامه‌های ایزو را بررسی کرده‌ایم و لیستی از مدارک فنی و ثبتی لازم برای اخذ برخی ایزوهای پرکاربرد ارائه کرده‌ایم.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
گواهینامه ایزو چیست؟
گواهینامه ایزو مدرکی معتبر است که نشان می‌دهد کسب‌وکار شما مطابق با استانداردهای مطرح بین‌المللی اداره می‌شود و محصولات و خدمات شما از نظر کیفیت و سلامت، با معیارهای به‌روز جهانی مطابقت دارند. استانداردهای ایزو توسط سازمان بین‌المللی استاندارد با هدف تضمین کیفیت و سلامت محصولات و خدمات، ایمنی کارکنان، حفاظت از محیط‌زیست و غیره تدوین و منتشر شده‌اند.
اگر شرکتی جدید تأسیس کرده‌اید یا دنبال گسترش کسب‌وکار خود هستید، خوب است با انواع استانداردها آشنا شوید و بدانید مدارک مورد نیاز برای دریافت هر گواهینامه ایزو چیست. اخذ گواهینامه‌های ایزو و پیاده‌سازی الزامات آن‌ها موجب صرفه‌جویی در وقت، هزینه و نیروی انسانی می‌شود و کمک می‌کند مشتری‌ها و دیگر سازمان‌های همکار، برای استفاده از خدمات و انجام تجارت‌های مختلف، به شما اعتماد کنند.
مدارک لازم برای گرفتن گواهینامه‌های ایزو
برای دریافت هر گواهینامه مهمی، چه در سطح ملی و چه در سطح بین‌المللی، متقاضی باید مجموعه‌ای از اسناد و مدارک به مرجع صدور آن گواهینامه ارائه بدهد. گواهینامه‌های ایزو نیز از این قاعده مستثنی نیستند. برخی مدارک اخذ ایزو برای دریافت گواهینامه‌های ایزو مختلف، منحصر به استاندارد مورد نظر هستند و برخی مدارک عمومی‌ترند و ارائه آن‌ها برای دریافت هر کدام از گواهینامه‌های ایزو الزامی است.
در حالت کلی اسناد و مدارک مورد نیاز برای دریافت گواهینامه‌های ایزو به دو دسته تقسیم می‌شوند: ۱. اسناد و مدارک فنی ۲. اسناد و مدارک حقوقی. در ادامه با این دو دسته از اسناد و اهمیت آن‌ها برای دریافت گواهینامه‌های ایزو بیشتر آشنا می‌شویم.
مدارک فنی و تخصصی لازم برای صدور گواهینامه ایزو
منظور از مدارک فنی و تخصصی، مستنداتی است که نشان می‌دهد الزامات گواهینامه ایزو مورد نظر در یک سازمان پیاده شده است و دستورالعمل‌های آن به کار بسته شده‌اند. این مستندات شامل اسناد و مدارک زیر هستند:
چارت سازمانی، دستورالعمل پیاده‌سازی استاندارد، روش‌های اجرایی، چک‌لیست‌های داخلی، نتایج ممیزی‌های دو‌مرحله‌ای خارجی، نظام‌نامه سازمان، دستورالعمل ورود مواد اولیه و دستورالعمل خروج کالا از انبار (مختص کارخانجات تولیدی).
اسناد حقوقی و حاکمیتی لازم برای صدور گواهینامه ایزو
همان‌طور که گفتیم برای اخذ گواهینامه ایزو، علاوه بر مدارک فنی و تخصصی، ارائه مجموعه‌ای از مدارک حقوقی و ثبتی هم ضروری است. این مدارک شامل اسناد ثبتی شرکت‌ها و مدارک ثبتی مثل پروانه و جواز کسب صاحبین علائم تجاری و کسب‌وکارها است. ارائه این مدارک از این جهت ضرورت دارد که وجود شرکت شما و اعتبار ثبت آن را از نظر حقوقی ثابت می‌کند.
نکته مهم درباره مدارک اخذ ایزو
نکته مهمی که به آن توجه داشته باشید ای است که مدارک اخذ ایزو برای هر یک از گواهینامه‌ها و استانداردهای ایزو متفاوت است. مثلا اگر شما متقاضی دریافت ایزو ۹۰۰۱ باشید، باید یک سری مدارک ارائه دهید و اگر متقاضی دریافت ایزو ۴۵۰۰۱ باشید، باید مدارک دیگری به مرجع صدور گواهینامه ارائه دهید؛ چون چارت سازمانی مناسب برای هر کدام از این استانداردها و یا دستورالعمل‌های پیاده‌سازی آن‌ها، متفاوت از یکدیگر است.
البته جای نگرانی نیست، پس از این‌که با راهنمایی کارشناسان مرجع صدور مورد نظرتان، گواهینامه ایزو مناسب برای کسب‌وکار خود را انتخاب کردید، مرجع صدور لیست دقیقی از مدارک لازم برای گرفتن ایزو مورد نظر را در اختیار شما می‌گذارد و راهنمایی‌های لازم در این زمینه را نیز به شما ارائه می‌کند.
مدارک اخذ ایزو ۹۰۰۱ (استاندارد مدیریت کیفیت)
در ادامه به عنوان نمونه‌ای برای آشنایی بیشتر شما برای مدارک مورد نیاز برای اخذ گواهینامه‌های ایزو، اسناد و مدارک لازم برای گرفتن گواهینامه ISO 9001:2015 را که جزو پرطرفدارترین استانداردهای ایزو است، با هم مطالعه می‌کنیم. این مدارک و اسناد در سه دسته اسناد اجباری، اسناد غیراجباری و سوابق اجباری جای می‌گیرند که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شویم:
اسناد و مدارک اجباری اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱
ارائه این مدارک و اسناد در همه کشورها برای اخذ ایزو ۹۰۰۱ الزامی است:
- بند ۴.۳: محدوده سیستم مدیریت کیفیت QMS
- بند ۵.۲: تعیین سیاست کیفیت
- بند ۶.۲: اهداف مورد نظر برای افزایش کیفیت
- بند ۸.۴.۱: معیارهای انتخاب و ارزیابی تامین‌کنندگان
اسناد و مدارک غیراجباری اخذ ایزو ۹۰۰۱
غیراجباری بودن این دسته از مدارک اخذ ایزو، بدین معنا نیست که هر شرکتی مایل باشد، می‌تواند آن‌ها را ارائه دهد و به این ترتیب امتیاز بیشتری نسبت به سایر شرکت‌ها دریافت کند. این دسته از مدارک در برخی کشورها و توسط بعضی مراجع صدور ایزو، مطالبه می‌شوند؛ اما در برخی کشورهای دیگر، توسط مراجع دیگر مطالبه نمی‌شوند. اگر مرجع صدور مورد نظر، این دسته از مدارک اخذ ایزو را از شما بخواهد، این مدارک نیز به اسناد و مدارک اجباری ضمیمه خواهند شد:
- بند ۴.۱ و بند ۴.۲: تعیین زمینه فعالیت سازمان و ذی‌نفعان
- بند ۶.۱: روش‌های رسیدگی به خطرات و بهره‌مندی از فرصت‌ها
- بند ۷.۱.۲ ، بند ۷.۲ ، بند ۷.۳: اسناد مربوط به آموزش و آگاهی کارمندان و تایید صلاحیت سازمان
- بند ۷.۱.۵: مدارک مربوط به اندازه‌گیری و نگهداری تجهیزات
- بند ۷.۵: روش‌های کنترل اسناد و مدارک
- بند ۸.۲: شیوه‌های فروش محصولات
- بند ۸.۵: شیوه‌های تولید محصول و ارائه خدمات
- بند ۸.۵.۴: شیوه‌های انبارداری مدارک اخذ ایزو
- بند ۸.۷ و بند ۱۰.۲: شیوه‌ی مدیریت ناهماهنگی‌ها و اقدامات اصلاحی
- بند ۹.۱.۲: شیوه‌های نظارت بر رضایت مشتریان
- بند ۹.۲: روش‌های ممیزی داخلی
- بند ۹.۳: شیوه بررسی مدیریت
سوابق اجباری مدرک اخذ ایزو ۹۰۰۱
در کنار موارد نامبرده در بالا، ارائه برخی اسنادی که نشان‌دهنده سوابق کاری سازمان هستند نیز اجباری است. این دسته از مدارک اخذ ایزو موارد زیر را شامل می‌شوند:
- بند ۷.۱.۵.۱: سوابق کالیبراسیون تجهیزات اندازه‌گیری و نظارت
- بند ۷.۲: سوابق آموزش‌های صورت‌گرفته، مهارت‌ها، تجربه‌ها و صلاحیت‌ها
- بند ۸.۲.۳.۲: سوابق بررسی الزامات محصولات و خدمات
- بند ۸.۳.۲: سوابق و اسناد بررسی میزان بازدهی خروجی
- بند ۸.۳.۳: اسناد مربوط به ورودی، طراحی و توسعه
- بند ۸.۳.۴: سوابق نشان‌دهنده کنترل طراحی‌ها و میزان توسعه
- بند ۸.۳.۵: مدارک و سوابق نشان‌دهنده خروجی‌های طراحی‌ها و توسعه‌ها
- بند ۸.۵.۱: مشخصات محصولات تولیدی و خدمات
- بند ۸.۵.۳: اسناد و مدارک نشان‌دهنده دارایی مشتری
- بند ۸.۵.۶: اسناد مربوط به کنترل و نظارت بر تغییر
- بند ۸.۶: مدارک نشان‌دهنده انطباق محصولات و خدمات با معیارها و الزامات ایزو
- بند ۸.۷.۲: محصولات و خدمات خروجی ناسازگار با معیارهای ایزو
- بند ۹.۱.۱: نتایج حاصل از اندازه‌گیری‌ها
- بند ۹.۲: برنامه‌های ممیزی (حسابرسی) داخلی
- بند ۹.۳: نتیجه بررسی‌های مدیریت
- بند ۱۰.۱: نتیجه اقدامات اصلاحی انجام شده
جمع‌بندی
برای دریافت گواهینامه ایزو متقاضی باید مجموعه‌ای از اسناد و مدارک به مرجع صدور مورد نظر خود ارائه بدهد. برخی مدارک مورد نیاز برای دریافت گواهینامه‌های ایزو مختلف، منحصر به استاندارد مورد نظر هستند و برخی مدارک عمومی‌ترند. این اسناد به دو دسته‌ی اسناد و مدارک فنی و اسناد و مدارک حقوقی تقسیم می‌شوند. مدارک فنی و تخصصی، مستنداتی هستند که نشان می‌دهد الزامات گواهینامه ایزو مورد نظر در یک سازمان پیاده شده است و مدارک حقوقی شامل اسناد ثبتی شرکت‌ها و مدارک ثبتی مثل پروانه و جواز کسب صاحبین علائم تجاری و کسب‌وکارها است.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نامبرده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
