صدور ایزو
صدور ایزو (صدور گواهینامه ایزو) به مشتری‌ها و شرکای تجاری یک کسب‌وکار اطمینان می‌دهد مجموعه موردنظر سیستم‌های مدیریتی مؤثر مانند سیستم مدیریت کیفیت، امنیت اطلاعات و بهداشت و ایمنی شغلی را پیاده‌سازی کرده است و محصولات و خدماتی هم‌تراز با استانداردهای جهانی ارائه می‌دهد. برای اخذ گواهینامه ایزو باید در نظر داشته باشید خود سازمان ایزو برای استانداردهایی که منتشر می‌کند، گواهینامه صادر نمی‌کند. این سازمان وظیفه صدور گواهینامه ایزو را برعهده مراجع صدور که زیر نظر یک نهاد اعتباربخشی بین‌المللی فعالیت دارند، قرار داده است.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
ایزو چیست؟
ایزو چیست؟ حتما تابه‌حال نام ایزو را شنیده‌اید یا نشان آن را روی بسته‌بندی کالاهای مختلف و یا در اسناد شرکت‌های طرف قرارداد دیده‌اید، اما ممکن است با سازمان ایزو و گواهینامه‌های آن آشنایی کافی نداشته باشید. قبل از پرداختن به مبحث صدور ایزو، مختصر توضیحی درباره خودِ ایزو می‌دهیم تا بتوانید با آگاهی بیشتر درباره اخذ گواهینامه‌های این سازمان تصمیم بگیرید.
ایزو نام یک سازمان بین‌المللی غیردولتی مستقر در ژنو سوئیس است. این سازمان مسئولیت تدوین و انتشار استانداردهایی برای یکسان‌سازی فرایند تولید محصول و ارائه خدمات در صنایع گوناگون را برعهده دارد. گواهینامه‌ها یا نشان‌هایی که پیروی از استانداردهای صادر شده توسط این سازمان را تایید می‌کنند، گواهینامه یا نشان ایزو نام دارند. در ادامه درباره ضرورت اخذ این گواهینامه‌ها و پروسه صدور آن‌ها صحبت خواهیم کرد.
ضرورت صدور ایزو برای کسب و کارها
مدیران هر کسب‌وکاری در آغاز مسیر به این که روزی نام تجاری‌شان به عنوان برندی معتبر شناخته شود، می‌اندیشند. پیش از هر چیزی، برای اینکه به این سطح از موفقیت برسید باید محصولات و خدمات باکیفیت و مطابق با انتظار مصرف‌کننده ارائه دهید. صدور ایزو و پیاده‌سازی الزامات آن، نقشهای است که مسیر دستیابی به این مهم را به کسبوکارها نشان می‌دهد.
با پیروی از دستورالعمل‌های گواهینامه‌های ایزو تک‌تک مراحل و فرایندهای اجرایی در پروسه تولید محصولات یا ارائه خدمات، مورد بررسی و درصورت لزوم، اصلاح قرار خواهند گرفت. این موضوع تاثیر بسزایی بر ارتقای سطح کیفی محصولات و خدمات و به دنبال آن جلب رضایت مشتریان خواهد داشت.
علاوه بر این، روزبه‌روز تقاضا برای کالاهای دارای نشان ایزو بیشتر می‌شود. همچنین، با درج این نشان روی محصولات، ارزش خرید آن‌ها حداقل ۳۰ درصد افزایش پیدا می‌کند و کسبوکارها مجوز شرکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی را نیز دریافت می‌کنند.
برای صدور گواهینامه ایزو به کجا مراجعه کنیم؟
بسیاری از مدیران و مسئولین کسبوکارها تصور می‌کنند صدور ایزو به صورت مستقیم توسط سازمان بین‌المللی استاندارد (ایزو) انجام می‌شود. این تصور اشتباه باعث می‌شود فکر کنند پروسه صدور گواهینامه ایزو، دشوار و زمان‌بر و پرهزینه است؛ در صورتی که سازمان بین‌المللی استاندارد (ایزو) فقط مسئول تدوین استانداردها و الزامات آن‌ها است و مسئولیت صدور گواهینامه‌ها و تأیید پیاده‌سازی دستورالعمل‌ها را به مراجع صدور که نماینده‌هایش در کشورهای عضو هستند، واگذار کرده است.
مرجع صدور ایزو یک شخص ثالث مستقل است که زیر نظر یک نهاد اعتباربخشی بالادستی فعالیت می‌کند و با صدور گواهینامه برای یک سازمان رعایت استانداردهای تعیین شده توسط سازمان ایزو را در سازمان موردنظر تأیید می‌کند.
صدور گواهینامه ایزو در شش مرحله
مزایای بسیار پیاده‌سازی استانداردهای ایزو کسبوکارها را به این استانداردها علاقه‌مند کرده است. سازمان بین‌المللی ایزو، استانداردهای بسیاری در زمینه‌های مختلف منتشر کرده است که همه صنایع و فعالیت‌های تجاری و غیرتجاری را پوشش می‌دهند. صدور ایزو برای یک مجموعه کار پیچیده‌ای نیست؛ کسب‌وکارهای علاقه‌مند می‌توانند با طی کردن شش مرحله زیر گواهینامه ایزو خود را دریافت کنند:
مرحله ۱: آماده‌سازی و تخصیص منابع
اگر می‌خواهید گواهینامه ایزو بگیرید، ابتدا باید پشتیبانی مدیر ارشد شرکت خود را جلب و منابع مالی موردنیاز را آماده کنید. تیم مدیریت باید متعهد شود تمام منابع موردنیاز برای صدور گواهینامه و پیاده‌سازی الزامات آن را فراهم کند. می‌توانید برای تخمین منابع مالی موردنیاز برای انجام تعهدات استاندارد، با کارشناسان یک مرجع صدور معتبر مشورت کنید.
مرحله ۲: پیش‌ممیزی و تجزیه‌وتحلیل مشکلات
شناسایی و تجزیه و تحلیل مشکلات یکی از مراحل ضروری صدور ایزو است. این ارزیابی اولیه به شما کمک می‌کند تا از اشکالات موجود در سیستم مدیریت فعلی خود و همچنین میزان انطباق کسب‌وکارتان با الزامات استاندارد و اقدامات لازم برای تکمیل این انطباق مطلع شوید.
برای انجام پیش‌ممیزی می‌توانید از کارشناسان داخلی شرکت خودتان کمک بگیرید یا در صورت نیاز یک نیروی ممیز از شرکت مشاور موردنظرتان استخدام کنید. در پیش‌ممیزی باید نحوه پیاده‌سازی الزامات گواهینامه موردنظر را هم بررسی و هزینه‌های هر مرحله را برآورد کنید.
مرحله ۳: توسعه و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت مناسب
در ادامه باید یک سیستم جامع از راه‌حل‌هایی برای تمام مشکلات کشف شده در مرحله قبلی ایجاد کنید. ایجاد این سیستم مدیریت می‌تواند شامل معرفی فرایندها و رویه‌های کنترلی جدید، ارائه مسئولیت‌های جدید به کارکنان، ساختاردهی سیاست‌های موردنیاز و غیره باشد. سپس باید برای پیاده‌سازی این سیستم و عملیاتی‌کردن آن، برای کارکنان‌تان جلسات آموزشی برگزار و آن‌ها را با نقشهای جدیدشان آشنا کنید.
مرحله ۴: انجام یک ممیزی داخلی
قبل از اینکه برایصدور ایزو درخواست بدهید، باید مطمئن شوید که سیستم مدیریت پیاده‌سازی شده تمام الزامات استاندارد موردنظر را برآورده می‌کند. حسابرسی داخلی بسیار مهم است و باید توسط تواناترین کارشناسان شرکت شما که دانش و بینش لازم را در مورد سیستم‌های مدیریت دارند، انجام شود. همچنین می‌توانید برای انجام ممیزی داخلی، از ممیزهای واجد شرایط و متخصصی که مرجع صدورتان به‌عنوان یک شخص ثالث به شما معرفی می‌کند، کمک بگیرید.
نتایج ممیزی داخلی اهمیت بسیاری در صدور گواهینامه دارد. همچنین هنگامی که یک ممیزی داخلی کامل انجام می‌دهید، شما از وضعیت انطباق مجموعه خود با سیستم مدیریت طراحی شده مطلع خواهید شد و متوجه می‌شوید کدام الزامات را کاملاً برآورده کرده‌اید و کدام الزامات را تا حدی برآورده کرده یا اصلاً برآورده نکرده‌اید؛ بنابراین، بر اساس گزارش حسابرسی می‌توانید اقدامات اصلاحی لازم را برای رفع کلیه موارد عدم انطباق مشخص کنید.
مرحله ۵: انتخاب یک مرجع صدور ایزو معتبر
سازمان بین‌المللی استاندارد توصیه می‌کند پیش ازاینکه برای دریافت گواهینامه ایزو درخواست بدهیم، اعتبار مرجع صدور موردنظر خود را بررسی کنیم؛ چرا که گذراندن یک فرایند دقیق صدور گواهینامه به سود خود کسبوکارها خواهد بود.
برای اینکه از اعتبار مراجع صدور مطمئن شویم ابتدا باید تصویر یک گواهینامه نمونه از آن‌ها درخواست و سپس مشخصات مرجع صدور و مرجع اعتباردهی آن را از روی گواهینامه پیدا کنیم. در نهایت باید به وب‌سایت مرجع اعتباردهی مراجعه و نام مرجع صدور موردنظر خود را جستجو کنیم. اگر نام مرجع صدور در لیست نهاد اعتباردهی ثبت نشده باشد، گواهینامه‌های صادر شده توسط این مجموعه معتبر نیستند. برای دریافت اطلاعات تکمیلی دراین‌باره می‌توانید مقاله «استعلام گواهینامه ایزو» را مطالعه کنید.
مرحله ۶: صدور گواهینامه
برای صدور برخی گواهینامه‌های حساس، مرجع صدور انتخابی یک ممیز را به مجموعه شما ارسال می‌کند. ممیز سیستم مدیریت شما را برای اطمینان از برآورده‌شدن تمام الزامات گواهینامه موردنظر ارزیابی می‌کند و نظرات خود را در مورد هرگونه نارسایی که در سیستم مشاهده شده و باید برطرف شود، به اشتراک می‌گذارد.
پس از اینکه کارآمدی سیستم مدیریت و سازگاری آن با استاندارد موردنظر را ثابت کردید، گواهینامه ایزو را برای شما صادر می‌کنند. این گواهینامه سه سال اعتبار دارد و پس از آن، باید برای تمدید اقدام کنید. همچنین برای حفظ انطباق با ایزو در طولانی‌مدت، می‌توانید ممیزی‌های داخلی دوره‌ای انجام دهید.
هزینه صدور گواهینامه‌های ایزو
تا قبل از بررسی یک سازمان، نمی‌توان درباره هزینه صدور ایزو صحبت کرد؛ زیرا عواملی مثل تعداد کارکنان، تعداد واحدها و زیرمجموعه‌های فعال، تعداد فرایندهای اجرایی و پیچیدگی آن‌ها و غیره، همگی بر هزینه صدور گواهینامه‌های ایزو تاثیر دارند. همچنین هزینه صدور گواهینامه‌های مختلف ایزو، با توجه به میزان پیچیدگی و گستره نظارت آن‌ها متفاوت است.
البته مراجع صدور معمولا برای راحتی کار مشتریان، اقدام به اعلام قیمت پایه برای هریک از گواهینامه‌های ایزو می‌کنند. اما شما در مجموعه خود بیش از ۱۰۰ نفر پرسنل دارید، می‌توانید درخواست مشاوره رایگان بدهید. کارشناسان ما در طی مشاوره علاوه بر راهنمایی کامل، هزینه دقیق صدور ایزو مورد نظر را نیز برایتان محاسبه خواهند کرد.
جمع‌بندی
اخذ گواهینامه‌های ایزو و پیاده‌سازی الزامات آن‌ها موجب افزایش رضایت مشتری، صرفه‌جویی در زمان، هزینه و تعداد پرسنل و گسترش کسب‌وکار می‌شود. ابتدا باید با راهنمایی مشاوران مرجع صدور موردنظرتان مشخص کنید کدام یک از استانداردهای ISO برای کسب‌وکار شما مناسب و کاربردی است. پس از آن با طی کردن مراحل مقابل صدور ایزو برای شما انجام می‌شود: آماده‌سازی و تخصیص منابع، پیش‌ممیزی و تجزیه و تحلیل مشکلات، توسعه و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت مناسب، انجام یک ممیزی داخلی، انتخاب یک مرجع صدور معتبر، صدور گواهینامه.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
